公司档案管理规定
为增强公司的档案管理，保证档案采集、整理、寄存、保护和利用各环节规范、有序，依据国家档案管理有关规定，联合公司实质状况，特制定本规定。
一．档案工作管理机构
档案工作推行一致领导、分级管理、分级查问的原则。公司行政人事部作为档案工作主管部门，一致领导各部门档案工作，制定档案管理规章制度和工作标准，并负责对各部门档案工作进行指导、督查和检查。各部门应设置专（兼）职档案管理人员，负责本部门的档案管理工作。
公司档案主管部门：行政人事部
公司档案看管人员：行政主任 / 总经办秘书
公司档案管理人员：行政人事部行政助理
各部门档案管理人员：各部门文员、行政人事助理、结算员
二．档案工作管理职责
档案工作是管理的基础性工作，各部门要高度重视，保证档案工作所必需的条件，全体员工都有保护档案完好和安全的义务。 （一）公司档案看管人员职责
1．贯彻执行国家物业管理有关的档案法例，拟订公司档案工作管理制度和 工作标准并贯彻执行。
2．负责对公司各部门的档案工作进行指导、督查和检查，一年组织2 次对 各部门及公司档案检查。
3．按期接收各部门上交的电子档案及目录等，并进行整理、分类、保留、 统计等工作。
4. 组织各部门专（兼）职档案管理人员进行业务学习和培训。 5．执行保密制度，保证档案的安全。
物业公司档案管理方案规定
（二）公司档案管理人员职责：
1. 严格执行档案管理有关规定，．按期接收各部门上交的档案、目录等，并进行整理、分类、保留、统计等工作。
2. 做好各种档案的接收、整理、建帐、建卡、保留、统计等工作。检查、 3. 查收归档文件资料能否完好、正确、系统，能否切合有关档案工作规范。 4. 编制各种档案的检索工具和参照资料，踊跃展开咨询服务和供给利用工作，做好档案的查阅、借阅和催还工作。 5. 做好档案库房的管理
6. 严格执行保密制度，对密级档案内容不传密、不泄密、不失密，保证档案的安全。
7. 有权敦促有关部门和人员按归档要求及时移交文件资料；有权拒绝接收不切合要求的文件资料；有权拒绝不切合查、借阅规定的人员查、借阅档案；有权拒绝没关人员进入档案库房。
8. 公司档案管理人员改动时，须办妥档案的盘点、移交锋续后，方可办理离岗手续。
（三）各部门档案管理人员职责
1．严格执行档案管理规定，确实做好部门文件资料的采集、累积、整理、 保留、保护、统计等基础工作，检查、查收归档文件资料能否完好、正确、 系统，能否切合有关档案工作规范。
2．仔细执行所属部门档案工作的指导、督查和检查职责，按期向行政人 事部上交部门档案（含电子档案）、目录等。
3．编制各种档案的检索工具，做好档案的查阅、借阅和催还工作。 4．做好本部门档案柜的管理。
物业公司档案管理方案规定
5．严格执行保密制度，对密级档案内容不传密、不泄密、不失密，保证 档案的安全。
6．分年度对旧档进行归类寄存，每年旧档成宗一次。 7. 各部门档案管理人员改动时，须办妥档案的盘点、移交锋续后，方可办理离岗手续。
三．档案工作管理权限
（一）有权敦促有关部门和人员按归档要求及时移交文件资料。 （二）有权拒绝接收不切合要求的文件资料。
（三）有权拒绝不切合查、借阅规定的人员查、借阅档案。 （四）拒绝没关人员进入档案库房（开档案柜）。 （五）有对本部门档案管理工作进行督查和检查。 四．档案的种类
本规定所指档案是指公司在各项职能活动中形成的拥有保留和利用价值的各样形式的原始记录。详细包含按记录反应的内容，分为文书、会计、物业档案等；按载体形式，可分为纸质、音像、机读（电子）及其余实物档案等，主要载体有纸、胶片、磁带、 u 盘、硬盘、录音带、录像带、光盘等。 （一）文书档案主要包含行政、人事、业务管理档案等。
（二）会计档案主要包含凭据、账薄、报表等会计核算档案。
（三）物业档案资料指在物业的开发和管理活动中形成的作为原始记录保留起来以备查考的文字、图像、 为原始记录保留起来以备查考的文字、图像、声音以及其余各样形式和载体的文件。如：物业权属资料、技术资料、查收文件、业主 使用人的权属档案资料、个人资料、物业运转记录资料、物业维修记录、物业服务记录、物业行政管理制度以及有关合同资料等。 五 . 文件资料的采集和累积
物业公司档案管理方案规定
（一）凡是公司在各项职能活动中形成的拥有保留价值的文件资料均应收 集保留。
（二）各样文件资料的采集和累积，依据工作性质，由各有关部门和有关 人员负责。
（三）档案管理人员要保持及时采集拥有保留价值文件资料的意识，如发 现该存而未存的文件资料，应及时向有关人员讨取。
（四）在采集内部形成的文件资料及具保留价值的外来文件资料时，若有 电子版，可依据实质需要，确立能否采集。
（五）文件资料的采集要完好、正确、及时，有附件的应同时采集附件。 （六）物业档案的采集（按物业管理参加者分类）
1．在物业接收移交时应与开发商及设计单位、施工单位踊跃合作，力求全 面、正确地采集到工程设计产权及工程技术资料的原始资料。 2．在业主入伙时，进行二次装饰阶段采集业主、用户资料。
3．在平常管理中成立和采集房子维修档案、设备运转档案、投诉与回防 记录等以及其余有关资料，并将档案的采集形成制度化。 4．经过政府主管部门获得的有关信息。
（七）物业档案的采集（按物业资料根源准时间次序分类）
1．设计规划阶段信息：土地购买合同、土地使用证等权属证书、规划同意 证、建筑同意证、预售同意证等各种项目同意证书、建筑图、施工图、施 工组织设计等图纸文件。
2．完工及查收阶段信息：完工图、完工工程项目一览表、 设备技术清单 ( 设 备名称 规格、数目、场所、性能、单价、随机工具备件等性能、单价、
随机工具备件等 ) 、设备技术手册、使用说明及质保证明、设备安装调试记 录 ( 各样设备系统的试压、试漏检查记录、暖气，卫生、空调、电讯、电 气、通风、供水、供气、消烟灭火、防暴报警、电视监控等系统) 、土建施
物业公司档案管理方案规定
工记录 ( 地基办理记录、构造安装校订记录， 预应力构件施工记录等) 、 建 ( 构) 筑物监测记录 ( 建筑物的沉降、变形、防震，钢构造焊缝探伤检查记录 ) 、隐蔽工程的查收记录、工伤事故发生及办理记录（若有）、项目图纸会审记录、设计更改通知、技术审定单、重要技术决定和文件、查收总结报告等记录文件。
3．拜托管理阶段信息：拜托管理招标文件、物业管理招标文件( 物业管理
单位的资质证明、管理计划和估算等 ) 、物业拜托管理合同( 协议书 ) 等。 4. 招商阶段信息：招标物业的平面图纸、招租同意证及拜托书、租金及管理费测算、租借合同、广告策划资料等。
5．用户入户信息：用户入住通知书、入户须知、管理条约( 公共契约 ) 、 用户资料 ( 包含业主、租户 ) 、业主委员会章程、用户手册、用户进户验 收表、用户进户交费单等。
6．平常管理信息：业主、租户改动和改换状况、各部门工作操作规范，管 理制度、各部门工作记录、维修记录（大、中、小修）、维修承包合同和 预决算、保安、洁净、绿化等项目的承包合同样、用户来往信函、投诉和 办理资料、年度工作计划及总结、人事档案、保险资料、法律法例和政府 有关文件、财务报表、薪资报表、管理表和租金收缴凭据等资料。 六 . 文件资料的归档
本规定所指归档是指办理完成且拥有保留价值的文件资料经系统整理 交各部门档案人员成立特意档案柜保留的过程。 （一） 归档范围
公司在筹办、成立、经营、管理及产权改动过程中形成的拥有保留价
值的文件资料均应列入归档范围。详见《物业管理公司文件资料归档范围 及保留限期表》。 （二）归档时间
物业公司档案管理方案规定
1．管理类及业务类文件资料一般应在办理完成后由业务部门档案管理员及 时归档。
2．会计文件资料由财务部在会计年度终了后整理归档。 3．合同类文件应在合同审批签署后及时归档。
4．外购设备仪器或引进项目的文件资料在开箱查收或接收后即时登记，安 装调试后采集归档。
5．公司员工出门参加公事活动形成的文件资料应在活动结束后及时归档。 6．录像带、录音带、照片（含底片）、胶片等实物形式的文件资料应在 工作结束后及时归档。
7．更改、改正、增补的文件资料应随时归档。
8．公司内部机构改动和员工调换、离岗时留在部门或个人手中的文件资料 应随时归档。
9．公司产权改动过程中形成的文件资料应随时归档。 10．其余暂时活动中形成的文件资料应随时归档。 （三）归档要求
1．归档的文件资料应齐备、完好、正确、系统。
2．归档的文件资料编制内容、格式等应规范化，笔迹清楚。 3．归档文件资料的载体和笔迹应切合持久性要求。
4．归档的文件资料应为原件。因故无原件的可归拥有凭据作用的文件资料。 5．非纸质文件资料应与其文字说明一并归档。
6．外文（或少量民族文字）资料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译 文的要译出标题后归档。
7．归档的文件资料一般一式一份。重要的、利用屡次高的和有特意需要的 可适合增添份数。
物业公司档案管理方案规定
8．两个以上部门合作达成的项目，主办部门保留全套文件资料，协办部门 保留与肩负任务有关的复印文件。
9．任何部门或个人不得拒绝归档或据为己有。如不按要求归档的，追查有 关当事人或部门的责任。 七. 档案的整理
（一）档案的整理分为两步进行：
1. 档案归档从前，文件资料形成后，应由文件资料形成部门或有关人员进行初步整理。
2．档案归档此后，由各部门档案管理人员进行最后整理。
（二）档案整理的基本内容：区分全宗；全宗内的档案分类、立卷、模卷 摆列、模卷目录的编制。
（三）档案整理工作的要求：一定保持文件之间的历史联系；一定便于保 管和利用；一定在原有的基础长进行整理、加工。
（四）档案的整理应依据文件的形成规律、保持文件之间的有机联系、区 分不一样价值、便于保留和利用的原则。
（五）档案的整理应依据机构（问题）进行分类、区分保留限期。区分保 管限期方法详见《物业管理公司文件资料归档范围及保留限期表》。 八．档案的移交和接收 （一）移交、接收要求
1. 行政人事部每年一月负责接收公司各部门上年度全部档案目录（电子版）最新版本、有关重要档案（含目录），每个月月初负责接收公司各部门上月电子档案（含目录）等。
2．各部门档案管理员负责接收本部门形成的各种档案（包含电子档案）。 （二）移交、接收查验
物业公司档案管理方案规定
1．各部门在进行档案移交、接收从前，档案接收方应仔细对拟移交档案按 归档要求进行查验，查验合格后方可接收。
2．移交的档案一定有书面档案总目录和分目录，移交时连同档案数据库一 并移交。
3．对查验不合格的档案，应退回移交部门从头整理，合格后方可接收。 （三）移交、接罢手续
移交档案应编制移交清册，交接两方应仔细查对移交清册，并执行署名手续，移交清册一式二份，由交接两方各留一份以备查考。 九．档案的利用
（一）公司员工因工作需要，需从本部门查阅或借阅档案时，查阅或借阅自己职能范围内的一般性档案，在档案管理员处办理查阅或借阅登记即可。（二）公司员工查阅或借阅自己职能范围外的一般性档案，须经查阅或借阅人所在部门负责人同意。
（三）公司员工查阅或借阅本部门重要或涉密档案，除须查阅或借阅人所在部门负责人同意外，还须经公司总办领导同意。
（四）公司员工查阅或借阅其余部门档案资料，须经本部门负责人及档案所在部门负责人同意。
（五）非公司人员因工作需要查阅、借档案，须经总办领导同意。
（六）档案查阅或借阅人查阅或借阅档案时，须照实填写有关管理表格。 （七）档案借出前须复印保存，以备再次供给查阅。
（八）档案借阅人对借出的档案一定妥当保留，一定对档案的安全、保密和完好负责，不得任意乱放和毁损、涂改档案的内容，更不得任意转借别人，未经有关领导同意不得私自复制。
（九）档案借阅人在办理完有关事项后应及时送还或在指定的限期内送还所借档案。在无特别原由下逾期不送还并经催还仍不送还者将被严肃办理。
物业公司档案管理方案规定
（十）各部门档案管理员对所借档案应按期追踪，并做好登记。借出后送还的档案，档案管理员须逐件逐页检查，如发现问题，应及时报告有关领导和有关部门，以便检查办理。
（十一）档案在利用或宣布时，不得伤害国家、社会和其余组织的利益，不得入侵别人的合法权益。 十. 档案的判定和销毁
（一）各部门应按期对所保留的档案进行判定，对确无保留价值或保留期满的档案，可报行政人事部及总办领导审查后确立销毁。
（二）档案的判定、销毁工作一定有组织、有领导地进行。在档案管理部门负责人的主持下，构成档案判定、销毁小组，负责档案的判定、销毁工作。
（三）经过判定，需要销毁的档案，经公司总经理同意，并经行政人事部确认后，方可销毁。经过判定仍需保留的，应从头区分保留限期。
（四）销毁档案时，一定由 2 人以上在指定地址监销。档案销毁一定编制《档案销毁清册》，销毁人和监销人员一定在销毁清册上署名。
（五）档案销毁清册要妥当保留，并将所销毁档案在目录中注销。 十一 . 档案的统计
（一）为了正确认识档案保留状况，各部门档案管理员要仔细做好档案统计工作。
（二）档案统计包含：基本状况年报、各种档案状况统计、档案目录统计表、历年档案利用状况、档案柜和设备状况等。
（三）各部门档案管理员应在每年 1 月份把本部门的档案统计报表上报行政人事部。
十二 . 档案库房 ( 档案柜 ) 的管理
物业公司档案管理方案规定
（一）寄存档案一定使用专用档案柜，档案柜表记应醒目、雅观，便于查找。
（二）档案摆列应依据年度、类型和模卷（档案盒）的序次，从近到远、从左到右、从上到下摆列。
（三）档案库房（若有）应保持洁净、卫生、齐整，禁止寄存与档案没关的物件。
（四）档案库房（若有）应装备安全保护举措，确实做好防火、防盗、防潮、防热、防磁、防尘、防光、防虫、防鼠、防污的“十防”科学保护工作，全力延伸档案寿命，保护档案的完好与安全。
（五）平常增强安全检查，档案库房（若有）内禁止抽烟、点火，禁止堆放易燃物件，提升警惕，对危及档案安全的要素应及时采纳得力举措予以清除。
（六）档案库房（若有）与办公室分开，安装铁门、铁窗，门随开随锁，灯随开随关，非档案工作人员未经同意不得进入档案库房。
（七）档案库房（若有）应装备空调、温度计、干湿度计等设备，保持室 温 14-24 ℃、相对湿度 45-60%的恒温恒湿环境，并坚持做好温度和湿度记录。
（八）档案库房（若有）应安装窗帘，窗户尽可能密封，门下端与地面尽可能防止空隙或安装橡皮垫，以达到防尘、防光、防虫、防鼠、防污的目的。
（九）档案管理人员每年或每半年应付保留档案进行一次全面检查，对损坏、褪变档案，应及时进行急救、修复，发现欠缺档案应仔细追查，及时报告。
（十）每年按期抵消防器械进行一次全面检查，如发现消防器械不可以使用或药液过期等问题，应及时办理。
物业公司档案管理方案规定
十三 . 档案保密制度
（一）全体员工要增强保密观点，严格恪守国家有关保密法例和档案管理有关规定。
（二）档案管理人员工作中不传密、不泄密、不打听奥密。
（三）档案管理人员在收到重要文件资料后应立刻收存整理，不得任意摆放。
（四）涉密档案，一定妥当保留。绝密文件应寄存在密码文件柜中，原则上不得复制，不得抄写。
（五）涉密档案，若需查阅或借阅，应严格执行审批手续。原则上不借出档案室，如确有必需借出，借阅人一定对档案的保密和安全负责。 （六）机密档案和绝密档案，禁止在网络上供给查阅。 十四 . 本规定由公司行政人事部负责解说。 十五 . 本规定自下发之日起实行。
附件：
1. 档案查阅登记表 2. 档案借阅登记表 3. 《档案销毁清册》
4. 《物业管理公司文件资料归档范围及保留限期表》 5. 广州温顺物业管理公司公司文书规范
物业公司档案管理方案规定
附件 1
档案查阅登记表
查阅部 联系方查阅用
查阅日期查阅内容文号份数查阅人供给人
同意人备注
门式途
附件 2
借阅内
借阅日期
文号
借阅
档案借阅登记表
联系方
借阅用
预还
份数 借阅部门 供给人
同意人
回收日
回收人
备注
容 人 式 途日期 期
物业公司档案管理方案规定
附件 3
档案销毁清册
卷 ( 盒 ) 号卷 ( 盒 ) 内文
模卷或文件题名 年度 目录号 原限期 销毁原由 销毁日期 销毁人 监销人 备注或文号 件页 ( 件 ) 数
附件 4 《物业管理公司文件资料归档范围及保留限期表》（参照）
归档文件资料目录
一、党群管理工作形成的文件资料
（一）党务综合性工作或党组织其余有关会议文件资料 （二）党组织建设、党员管理、纪检督查工作文件资料 （三）思想政治工作、精神文明建设文件资料
（四）员工代表大会、工会工作、共青团工作、女工工作文件资料 （五）参加有关协会和民众集体活动文件资料 （六）其余应归档的党群工作文件资料 二、行政管理工作形成的文件资料
（一）公司筹办期可行性研究、申请、同意文件资料，公司章程、证照 （二）公司物业管理资质等级认证文件
（三）公司领导（包含董事会、股东会、监事会和经理层）和内部机构构成、更改文件资料 （四）董事会、股东会、监事会产生的文件资料
（五）公司发生疏立、归并、破产、停业等更改事宜的文件 （六）各项公司内部管理制度、规定
（七）综合性行政事务 , 文秘、机要、保密工作文件资料
保留限期
长久 长久 长久 长久 短期
永远 永远 永远 永远 永远 长久 短期
物业公司档案管理方案规定
归档文件资料目录
（八）会务工作文件资料
重要的
一般的
（九）法律事务、公证工作文件资料* （十）审计工作文件资料
（十一）人力资源管理文件资料 *
1 、岗位职责
2 、员工录取、招聘文件资料 3 、劳动合同管理
4 、劳动薪资和社会保险文件资料 5 、员工教育、培训工作文件资料 6 、员工的查核工作文件资料
7 、职务任免，职称评聘文件资料 8 、工服、工装管理文件资料
9 、其余应归档的人力资源管理文件
（十二）行政后勤工作文件资料（食堂、车辆管理等） （十三）其余应归档的行政管理性文件资料
三、经营管理工作形成的文件资料
（一）公司改革，经营战略决议文件资料
（二）计划与统计工作文件资料，公司发展规划、各项发展计划文件资料，责任制管理文件材 料
（三）统计报表：
年度、 季度、月份
（四）公司综合性统计剖析
（五）财产管理文件资料：房地产管理，资本运作，对外投资，股权管理，多种经营管理，产 权改动、清产核资文件资料
（六）属公司全部的知识产权和商业奥密及其管理文件资料 （七）公司信誉管理，形象宣传，达标创优文件资料
（八）合同管理文件资料：物业管理拜托、物业租借及其余商务合同正本及与合同有关的增补
资料，有关的资信检查，工作协议文件资料：
重要
一般
（九）财务管理文件资料：资本管理，成本价钱管理，会计管理文件资料 （十）物质管理文件资料：物质采买、保留和供给文件资料
保留限期
长久
短期 长久
长久
长久 长久 长久 长久 短期 长久 长久 短期
短期
永远
长久
永远
短期
永远
永远
永远
长久
长久
短期 长久
短期
物业公司档案管理方案规定
归档文件资料目录
（十一）营销管理文件资料：营销组织管理、网络建设、市场检查与剖析文件资料，客户信息
管理，多种经营管理文件资料
（十二）服务质量管理文件资料
（十三）其余应归档的经营管理文件资料 四、物业管理工作资料
（一）各物业项目招招标文件资料 （二）各物业项目查收有关文件资料
（三）各物业项目房子及设备设备管理有关文件资料 （四）各物业项目公共次序保护管理有关文件资料 （五）各物业项目环境卫生管理有关文件资料 （六）各物业项目绿化管理有关文件资料 （七）各物业项目社区文化管理有关文件资料
（八）其余应归档的物业项目管理工作形成的文件资料 五、基本建设工作形成的文件资料（公司有该项工作时建立）
（一）可行性研究、立项、勘探、测绘、招招标、征迁工作以及建设单位项目管理工作文件材
料
（二）基建项目的设计文件资料 （三）基建项目的施工文件资料 （四）基建项目的监理文件资料 （五）基建项目的完工和查收文件资料
（六）基建项目的使用、维修、改建、扩建文件资料 （七）其余应归档的基本建设工作形成的文件资料 六、设备仪器管理形成的文件资料
（一）购买设备、仪器的立项审批，购买合同 （二）设备、仪器的开箱查收或接收文件资料 （三）设备、仪器的安装调试文件资料
（四）设备、仪器的使用、保护和改造、报废文件资料 （五）其余应归档的设备仪器管理形成的文件资料 七、会计档案
（一）会计凭据（原始、记账、汇总） （二）会计账簿
1、总账（包含日志账） 2、明细账
3、现金和银行存款日志账 4、其余日志账 5、固定财产卡片
保留限期
长久
长久
长久
短期
短期
短期
短期
短期
短期
永远
永远
永远
永远
永远
永远
长久
长久
长久
长久
15 年
15 年 15 年 25 年 15 年
固定财产报废清理
物业公司档案管理方案规定
归档文件资料目录
6 、协助账簿 （三）财务报告类
1 、月、季度财务报告（包含文字剖析） 2 、年度财务报告（决算）（包含文字剖析） （四）其余类
1 、会计移交清册 2 、会计档案保留清册 3 、会计档案销毁清册 4 、银行余额调理表 5 、银行对账单
（五）其余应归档的会计文件资料 八、员工个人档案
九、特别载体档案
（一）声像类
（二）实物类
十、物业项目形成的文件资料
（一）基础管理文件资料
1 、大厦规划详图、完工总平面图、单体建筑、构造、设备的完工图、绿化平面图、隶属配套
设备、地下管网工程完工图等文件资料
2 、完工查收合格报告、允许交托使用证等文件资料 3 、物业质量保证文件和使用说明文件等资料
4 、供水、供电、供气、供热、有线电视等专业服务协议，消防设备合格证，电梯准用证、年 检资料等资料
5 、接收查罢手续等文件资料
6 、各样机电设备出厂合格证，使用说明书，安装、调试报告，保修卡、保修协议等文件资料 7 、业主购房合同文本 8 、维修基金缴纳明细
9 、维修基金管理、使用、续筹等文件资料
10、先期物业管理服务合同、物业管理服务合同及其余协议等文件资料 11、房子使用手册等文件资料
12、装饰装饰管理规定及巡逻、遏止违规行为、向行政主管部门报告记录 13、业主见告物业管理公司函（装饰装饰）
14、物业管理公司见告房子全部人、使用人和装饰装饰公司函等文件资料 15、与业主会来往文件资料
16、申报达标、市优、国家示范项目的争创规划、实行方案等文件资料
保留限期
后保留 5 年 15 年
3 年 永远
15 年 永远 永远 5 年 5 年
永远
永远 永远 长久 永远 永远 永远 永远 永远 短期 永远 短期 短期 短期 长久 短期
物业公司档案管理方案规定
归档文件资料目录
17、各项管理制度、规定，各岗位工作标准，各级各种人员的岗位职责及考查方法等文件资料 18、业主条约 19、业主档案
20、房子及其配套设备权属资料 21、投诉记录及办理、回访等文件资料
22、业主满意度检查及剖析、整顿举措等文件资料 23、特约服务等文件资料 24、项目管理的年度计划、总结
25、与公司来往的各样请示、报告、批文等
26、与辖区物业行政主管部门、各专业服务部门来往文件资料
27、项目管理睬议记录、与业主委员会之间交流协调有关事项会议记录、参加社区联席会议记 录等文件资料
28、员工管理文件资料 （ 1）员工花名册
（ 2）员工薪资管理、考勤记录、绩效查核、赏罚记录
（ 3）员工培训记录（培训计划、教学设计、签到单、查核试卷等） 29、钥匙管理文件资料
30、各样提示、通知资料保存（或照片等） 31、其余应归档的综合性文件资料 （二）房子管理与维涵保养 1 、公共地区巡逻记录 2 、报修记录 3 、维修派工单 4 、领料单 5 、客户回访记录
6 、其余应归档的维修文件资料 （三）共用设备设备管理 1 、各样设备设备操作规程 2 、各样设备设备管理规定 3 、各样设备设备维修、保养记录 4 、各样设备设备平常运转状态检查记录 5 、二次供水卫生查验报告等文件资料 6 、停电、停水、电梯停运等应急办理方案 7 、各种事故办理方案及办理记录 8 、其余应该归档的文件资料
（四）公共次序保护、消防、车辆管理
保留限期
短期 短期 长久 长久 短期 短期 短期 短期 短期 短期 长久
短期
短期
短期
长久 短期
短期 短期 短期 短期 短期
长久 长久 长久 长久 短期 长久 长久
物业公司档案管理方案规定
归档文件资料目录
1 、门卫、监控室、物业地区巡逻值班记录 2 、使用装具发放、使用状况登记等文件资料
3 、保护公共次序中碰到各种事件应急办理方案、消防应急方案等资料 4 、物业项目内危及人身安全的提示标示及防备举措等资料（照片等）
5 、灵活车管理规定、进出证发放登记表、收费标准公示及车位分派方案等资料 6 、灵活车进出登记手续等资料 7 、非灵活车管理等资料 8 、其余应该归档的文件资料 （五）环境卫生管理
1 、环卫设备、工具等明细，卫生地区责任区分，卫生消毒灭杀制度及其落真相况记录等资料 2 、平常卫生检查记录等资料 （六）绿化管理
1 、绿化使用机具明细，绿化平常巡逻、保养、病虫害防治等资料 2 、绿化工作平常检查记录等资料 3 、绿化施工等资料 4 、其余应归档的文件资料 （七）社区文化活动文件资料 1 、社区文化活动计划及实行状况 2 、社区精神文明建设文件资料 3 、获奖的荣誉证书、奖牌、奖杯 4 、其余应归档的社区文化活动资料 （八）项目管理效益
1 、物业管理服务费收缴状况及进出状况公示等文件资料
2 、展开多种经营服务项目及收入状况 十一、其余应归档的文件资料
注：永远： 50 年以上，长久： 15－ 50 年，短期： 15 年以下
* 可独自设类
保留限期
短期 短期 短期 短期 短期 短期 短期
短期 短期
短期 短期 短期
短期 短期 短期
短期 短期
因篇幅问题不能全部显示，请点此查看更多更全内容