巢湖学院教学档案管理办法

院字〔2012〕137号

为提高教学档案的质量和管理水平，充分发挥教学档案在学院教学管理、教学活动及教学研究等项工作中的作用，根据教育部《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体分类法》与《高等学校档案工作规范》等规章，结合我院实际，特制定本办法。

一、教学档案管理工作的基本原则

（一）教学档案是衡量学校教学管理水平和教育质量的重要标志之一，是高等学校档案的主体、核心和重点。

（二）凡在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像载体材料均属教学档案。

（三）教学档案实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全，便于开发利用。 （四）教学档案是教学管理的重要组成部分，应纳入教学计划、规划，纳入教学管理制度，纳入各级管理人员岗位责任，作为考核教学质量和管理水平的标准之一。

二、教学档案归档范围的确定 （一）确定的原则

1．归档的教学管理和教学实践活动过程中形成的文件材料，必须对学院和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

2．归档的教学文件材料，必须反映教学管理、教学实践活动的全过程，保证完整、准确、系统。

3．归档的教学文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持有机联系，符合教学管理和教学实践活动的成套性特点。

（二）归档的主要内容和重点

1．归档的主要内容包括综合管理、学科与专业建设、招生、学籍管理、课堂教学与实践教学、毕业生工作、教材等方面。

2．归档的重点是学校在教学工作，特别是教学实践各个环节活动中形成的不同载体的文件材料。

三、教学档案管理的基本任务和要求

1．每学期教务处和院系（部）档案管理人员按文件材料类别进行收集，并定期整理。归档的教学文件材料主要内容包括综合管理、招生、学籍管理、学科专业建设、师资队伍建设、课堂教学、教学检查和实践、学位、毕业生工作等方面。

2．教务处和院系（部）领导要经常了解、督促、检查、指导兼职档案员做好教学文件材料的收集积累工作。教务处、各系（部）档案员要根据教学文件材料的形成规律及时进行组卷、建档、归档。

3．教学档案管理要做到“四同步”，即：下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步；检查教学工作与检查教学材料形成积累情况同步；评审、鉴定教学质量、教材、毕业论文、优秀教学成果等与审查、验收档案材料同步；考评教学管理与考评教学档案管理工作同步。

4．教学档案一般不需装订成册，只需以教学文件为单位组成有序的体系，包括分类、排列、编目等，然后采用盒（袋）装的方法进行管理，以便于文件随时存取。

5．根据教学文件的收集管理规律，原则上相同内容的文件组成一盒（袋）。同一内容的文件材料多时，可分别组成若干盒（袋），也可以根据材料的内在联系，对问题单一和材料较少的文件合成一盒（袋）。

6．归档的教学文件材料一般均为A4纸；对非标准规格的文件（如试卷）应专柜保管，但需填写与其它教学文件相一致的盒（袋）编号。属专项档案的文件，已归入其他类档案的，应在相关的盒（袋）内注明档案参见号或复制相应材料后分别存放。凡计算机打印纸质教学文件，需留存与之内容相同的电子文件，以便长久保存和利用。

四、教学档案工作岗位责任

（一）主管教学工作的院领导职责

1．组织学习贯彻《档案法》及有关法规、政策，把教学档案工作列入学院工作计划，在经费、用房、设备、人员配备及档案管理人员的各项待遇方面提供条件。

2．定期检查和研究解决教学档案工作中存在的实际问题。 （二）教学管理部门的职责

1．制订和健全有关管理制度，切实做到把教学档案管理全面纳入教学管理之中，并监督各部门执行。

2．加强与学院综合档案室的联系，共同做好业务指导、监督和检查工作，保证教学档案质量。

（三）各部门兼职档案员职责

1．做好本单位教学文件材料的形成、积累工作。

2．将收集、积累的文件材料整理组卷装订，做到组卷合理、编目清楚、标题准确、装订整齐，并及时将永久和长期保存的教学档案向学院档案室移交。

3．做好暂时存放在本单位的教学档案的组卷、分类、编目、登记、保管、利用等工作。

（四）教研室的职责

1．负责收集本教研室的教学文件等，向所在单位兼职档案员移交。 2．督促教师向本单位兼职档案员归档、移交各种教学业务档案。 六、本规定自颁布之日起实施。 七、本规定解释权在教务处。 附件：

巢湖学院教学档案范围和保管期限表 一级类目 二级类目 保管期限 各级各类教学管理工作方案、规章制度 永久 教 各级各类教学工作安排、通知 3年 学 年度教学工作计划与工作总结 永久 文 教学文件汇编 永久 件 校历 30年 各专业开课计划 永久 各专业教学计划、教学大纲 永久 课 课程表 30年 堂 教师任课表 30年 教 调停课申请审批表 3年 学 教材选用目录 30年 选修课学生名册 学生毕业后3年 考试日程安排 3年 考场巡视安排 3年 考 务 考场记录单 3年 考试情况通报 3年 期末考试试卷、评分标准、参考答案 期末考试答卷 考试考查成绩册 学生平时成绩册 试卷分析报告 各类专业技能考试报名材料 各类专业技能考试成绩册 学生参加各级各类比赛材料及成果 招生计划 学生录取名册 招生情况统计分析 新生入学登记表 在校生名册 学 学生学籍表 籍 学籍异动材料 学 毕业审定材料 位 毕业生名册 学位授予审定材料 学位授予名单 奖学金申报材料及获奖学金学生名册 学生奖惩情况材料 调查报告目录、成绩一览表 毕业论文（设计）目录、成绩一览表 毕 毕业论文（设计）系列材料（原件、评阅意见、答辩记业 录等） 论 学院优秀毕业论文（设计）目录 文 学院优秀论文（设计）选编 （设计） 学院毕业论文（设计）工作总结 毕业论文（设计）发表情况一览表及复印件 教学实习基地协议书 教 实习大纲、实习计划或方案、实习工作总结 学 指导教师名单、各实习小组学生名单 实 实习报告 习 实习成绩 实验室与实验室教学管理规章制度 实验室成立、实验室重新登记的审批报告 实验室主任的任命文件 实 实验课程教学大纲 验 实验室基本信息统计表 教 实验报告 学 实验指导书、讲义 低值耐用品、实验材料领用登记本 实验室主任工作记录本 3年 学生毕业后3年 永久 永久 永久 30年 永久 永久 30年 永久 30年 永久 永久 永久 30年 永久 永久 永久 永久 30年 30年 永久 永久 30年 30年 30年 30年 30年 永久 30年 学生毕业后3年 学生毕业后3年 永久 永久 永久 永久 永久 永久 6年 永久 6年 6年 实 验 教 学 教 学 评 价 与 评 估 实验室专职人员岗位日志 实验室试讲记录 实验室安全卫生检查记录本 实验课课教师（教辅人员）考核结果 实验室、校内实习场所及附属用房平面图纸 实验室仪器设备清单 实验课教师（教辅人员）培训记录 实验室承担毕业生毕业论文（设计）情况统计 实验课成绩汇总表 实验课考核、成绩评定的记录材料 实验室运行记录 实验室（实验场所）开放记录 实验课分组名单 实验项目变动审批报告 实验室新建、改建、扩建报告和建设总结 实验教学计划调整审批报告 仪器设备申购报告 仪器设备调试验收报告 仪器设备说明书及全套随机文件、保修单 仪器设备维修记录本 仪器设备丢失、损坏赔偿记录本 仪器设备报废、调剂、调拨审批报告 大型精密贵重仪器使用记录本 各级各类教学评估材料及结果 各级教学成果奖评奖材料及结果 教学事故认定处理记录与相关材料 教师课堂教学学生评价材料 教师课堂教学学生评价结果 教师及教学管理人员违反教学规定的处理材料 教师及教学管理人员获奖情况 教学督导工作有关材料 期末考试试（答）卷检查情况反馈意见 毕业论文（设计）工作检查评估材料 教材适用性调查表 教材适用性调查情况总结报告 学生违纪处理材料 听课记录 教师教学科研业绩档案 6年 6年 6年 永久 30年 永久 永久 永久 永久 6年 6年 6年 6年 6年 永久 6年 30年 30年 与设备共存 与设备共存 6年 30年 6年 永久 永久 30年 3年 永久 30年 永久 30年 3年 3年 3年 30年 永久 3年 永久 教师教学科研