（一）要熟悉公函的类别，根据情况酌情选用
公函一般有三种:
第一种，公函.它是平行机关或者不相隶属的机关之间商洽询问、答复一般工作事项的一种行政公文.各机关之间不是指挥和被指挥、领导和被领导之间的关系.但是，有时上级机关向所属单位询问某件事情时，也用公函形式.公函属于正式公文.这种公文中又有问函和复函两种.
（二）要掌握公函的结构方式
公函的结构形式，一般由四部分组成:
第一部分，标题.标题一般写“公函”，位置在第二行中间.接着在右下边写上发文种类及编号，如“询字第号”，字可小一点.
第二部分，收函单位名称.在标题下第二行顶格写接收单位的名称.如“计划生育管理干部学院:”，写全称.
第三部分，正文.在单位名称下面另起一行空两格写正文.如果是复函，要写明对方几月几日第x号来函已经收到，接着再就有关事项作出答复.
第四部分，署名和日期.在右下角第三行写发函单位全称和日期，最后加盖公章.
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